Workflow là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp

Trong thời đại số, việc ứng dụng workflow trong quản lý, xử lý các tác vụ lặp lại và phối hợp liên phòng ban trở nên quen thuộc hơn với đại đa số các doanh nghiệp. Vậy workflow là gì và làm sao để triển khai quy trình này hiệu quả trong doanh nghiệp? Hãy cùng VNPT AI khám phá chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.

Workflow là gì?

Workflow (luồng công việc) là chuỗi các bước có trình tự logic, được thiết kế để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Mỗi bước trong workflow đều có đầu vào, đầu ra rõ ràng và được liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành một luồng công việc mạch lạc từ khởi đầu đến khi kết thúc.

Thông thường, workflow được trực quan hóa bằng sơ đồ như flowchart hoặc process map nhằm giúp các bên liên quan dễ dàng hình dung toàn bộ quá trình, phát hiện điểm nghẽn và tối ưu hiệu suất. Trong môi trường số, các phần mềm quản lý workflow hiện đại còn cho phép tự động hóa quy trình bằng cách thiết lập các quy tắc (business rules), nhờ đó giảm thiểu thao tác thủ công và tăng tốc độ xử lý công việc.

>>> Đọc thêm: SDK là gì?

Khi nào nên sử dụng Workflow?

Trong bối cảnh hiện nay, khi việc vận hành ngày càng trở nên phức tạp hơn, triển khai workflow là điều cần thiết để các doanh nghiệp có thể tự động hóa, kiểm soát và chuẩn hóa mọi tác vụ, giảm bớt các quy trình lặp lại, dễ xảy ra sai sót. Các tình huống nên áp dụng workflow, gồm:

• Khi quy trình mang tính lặp lại và có cấu trúc cố định: Xử lý đơn hàng trong thương mại điện tử, quy trình onboarding nhân sự, mở tài khoản ngân hàng,…
• Khi cần tăng tốc độ xử lý và giảm phụ thuộc vào con người: Hệ thống ticket trong chăm sóc khách hàng, hệ thống tự động gửi email-marketing đến khách hàng tiềm năng,...
• Khi cần phối hợp đa phòng ban hoặc nhiều điểm kiểm duyệt: Trong quy trình phê duyệt đơn hàng nội bộ, kiểm duyệt ngân sách,...
• Khi doanh nghiệp hướng đến chuyển đổi số hoặc tích hợp công nghệ tự động hóa: Robotic Process Automation (RPA) trong quản lý nghiệp vụ.
• Khi hoạt động sản xuất theo quy trình tuần tự hoặc linh hoạt: Trong các mô hình sản xuất flow shop và job shop, workflow hỗ trợ tối ưu hóa dòng chảy sản phẩm và tài nguyên thông qua việc mô phỏng và chuẩn hóa các bước sản xuất.

Các loại workflow

Tùy theo tính chất công việc và mục tiêu quản trị, workflow có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là các loại workflow phổ biến:

• Workflow tuần tự (Sequential Workflow): Đây là loại workflow đơn giản và phổ biến nhất, trong đó các bước được thực hiện theo trình tự cố định. Mỗi bước chỉ được kích hoạt sau khi bước trước đó đã hoàn thành.
• Workflow song song (Parallel Workflow): Luồng công việc cho phép nhiều tác vụ được tiến hành đồng thời, giúp rút ngắn thời gian xử lý.
• Workflow dựa trên trạng thái (State Machine Workflow): Hoạt động dựa trên việc chuyển đổi giữa các trạng thái khác nhau, được kích hoạt bởi điều kiện hoặc sự kiện cụ thể.
• Workflow theo quy tắc (Rules-driven Workflow): Là một biến thể của workflow tuần tự, trong đó luồng công việc được điều hướng dựa trên các quy tắc nghiệp vụ hoặc trigger cụ thể.
• Workflow theo trường hợp (Case Workflow): Loại workflow không có trình tự bước cố định. Thay vào đó, quy trình sẽ thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể.
• Workflow theo dự án (Project Workflow): Gần giống với workflow theo quy trình, nhưng có tính linh hoạt cao hơn về thời điểm, cách thức hoặc mức độ cần thực hiện từng bước.
• Workflow thủ công (Manual workflow): Yêu cầu con người thực hiện từng bước, dễ xảy ra sai sót và chậm trễ.
• Workflow số hóa (Digital workflow): Ứng dụng công nghệ như AI, RPA để tự động hóa toàn bộ luồng công việc, từ thu thập dữ liệu, xử lý đến lưu trữ và phân phối thông tin.

Các loại sơ đồ Workflow

Việc trực quan hóa luồng công việc thông qua sơ đồ giúp tổ chức nắm bắt nhanh quy trình, phát hiện điểm nghẽn và cải thiện hiệu suất kịp thời. Trong đó, mỗi loại sơ đồ có cách tiếp cận và mục đích sử dụng riêng, phù hợp với từng bối cảnh quản lý và kỹ thuật khác nhau. Cụ thể:

Sơ đồ dòng chảy Flowchart

Sơ đồ dòng chảy là một trong những phương pháp phổ biến nhất để biểu diễn workflow. Thông qua các biểu tượng như hình chữ nhật, hình thoi và mũi tên, sơ đồ thể hiện trình tự các bước trong một quy trình, từ điểm bắt đầu đến khi kết thúc.

Ưu điểm: Dễ hiểu, dễ xây dựng, phù hợp với cả người kỹ thuật lẫn phi kỹ thuật.

Sơ đồ UML

Trong lĩnh vực workflow, sơ đồ hoạt động (Activity Diagram) thuộc UML thường được dùng để mô tả dòng di chuyển logic giữa các hành động hoặc trạng thái trong hệ thống. Đây là công cụ mô hình hóa mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích trong phát triển phần mềm.

Ưu điểm: Biểu diễn quy trình một cách hệ thống, hỗ trợ tốt cho lập trình hướng đối tượng.

Sơ đồ BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) là chuẩn toàn cầu trong mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Với bộ ký hiệu trực quan và tiêu chuẩn hóa, BPMN giúp tất cả các bên liên quan, từ chuyên viên kỹ thuật đến nhà quản lý, người thực thi đều có thể hiểu rõ workflow.

Ưu điểm: Dễ tương tác, rõ ràng, phù hợp với việc tự động hóa quy trình.

Sơ đồ SIPOC

SIPOC là viết tắt của Supplier - Input - Process - Output - Customer, mô tả tổng thể một quy trình làm việc bằng cách xác định các yếu tố đầu vào, bước xử lý và kết quả đầu ra.

Ưu điểm: Cung cấp cái nhìn tổng quan về workflow, xác định mối liên hệ giữa các bên liên quan.

Lưu đồ ANSI

Lưu đồ ANSI là dạng sơ đồ dòng chảy sử dụng hệ thống ký hiệu chuẩn do Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) đề xuất, nhằm mô tả chi tiết từng bước trong quy trình, hệ thống hoặc thuật toán.

Ưu điểm: Chính xác, nhất quán và dễ chuẩn hóa giữa các phòng ban hoặc tổ chức.

>>> Bạn có thể quan tâm: Data Governance là gì?

Lợi ích của Workflow đối với doanh nghiệp

Việc thiết lập luồng công việc bài bản mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Có thể kể đến như:

• Tăng tính minh bạch và kiểm soát quy trình: Workflow giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về toàn bộ quy trình vận hành. Nhờ vậy, các bước thực hiện được xác định cụ thể, hạn chế nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả quản lý.
• Rút ngắn thời gian xử lý công việc: Bằng cách loại bỏ các điểm nghẽn và tự động hóa các tác vụ lặp lại, luồng công việc góp phần đẩy nhanh tiến độ xử lý, đồng thời giảm thiểu độ trễ giữa các bước trong quy trình.
• Nâng cao chất lượng quyết định: Hệ thống hóa quy trình giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận dữ liệu và đánh giá hiệu suất theo thời gian thực. Từ đó, các quyết định trở nên nhất quán và dựa trên cơ sở phân tích logic thay vì cảm tính.
• Tối ưu nguồn lực và chi phí vận hành: Nhờ xác định rõ các nhiệm vụ cần thiết, workflow giúp loại bỏ công việc dư thừa, giảm thiểu giám sát không cần thiết, từ đó tiết kiệm nhân lực và chi phí.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Luồng công việc ổn định và logic giúp đảm bảo tính nhất quán trong từng điểm chạm với khách hàng, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.
• Tăng cường khả năng tích hợp và mở rộng: Workflow hiện đại có thể tích hợp với các công nghệ số và nền tảng quản lý doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho chuyển đổi số và mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai.

Cách xây dựng workflow hiệu quả

Để tạo ra một workflow tối ưu, cần tiến hành theo một quy trình có hệ thống. Dưới đây là các bước xây dựng workflow cơ bản:

Bước 1: Xác định quy trình cần xây dựng

Chọn một quy trình cụ thể để thiết kế workflow, ưu tiên những quy trình đang gặp vấn đề về hiệu suất hoặc có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Bước 2: Thu thập thông tin và xác định các bên liên quan

Tiến hành trao đổi với các cá nhân có hiểu biết sâu về quy trình, xác định rõ các bước, thời gian, nguồn lực cần thiết cũng như điểm chuyển giao giữa các bộ phận. 

Bước 3: Phác thảo các bước trong quy trình

Làm rõ điểm bắt đầu và điểm kết thúc của workflow. Sau đó, liệt kê tuần tự các bước, bao gồm thông tin đầu vào, đầu ra, thời gian thực hiện và người chịu trách nhiệm.

Bước 4: Trình bày thành sơ đồ luồng

Chuyển quy trình đã xác định thành sơ đồ trực quan, giúp toàn bộ đội ngũ hiểu và tiếp cận dễ dàng hơn. Thông qua sơ đồ, có thể dễ dàng nhận ra các điểm nghẽn để đề xuất hướng cải tiến.

Bước 5: Thu nhận ý kiến và điều chỉnh

Tổ chức rà soát sơ đồ workflow cùng các bên liên quan dựa trên phản hồi thực tiễn, có thể sắp xếp lại thứ tự các bước, loại bỏ phần việc không cần thiết hoặc tích hợp công cụ hỗ trợ tự động hóa.

Bước 6: Hoàn thiện và triển khai

Sau khi điều chỉnh, tiến hành chuẩn hóa sơ đồ workflow và đưa vào triển khai trong hệ thống.

Phân Biệt Workflow và Process

Trong quản lý vận hành, workflow và process thường hay bị nhầm lẫn hoặc được dùng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, trong thực tế, hai khái niệm này có sự khác biệt rõ ràng về phạm vi, mục đích và vai trò trong hệ thống.

Process - Quy trình tổng thể

Process là chuỗi các hoạt động có cấu trúc, hướng đến một mục tiêu cụ thể. Nó bao gồm nhiều bước hoặc giai đoạn khác nhau, có thể kéo dài qua nhiều bộ phận. Process mang tính chiến lược, thường liên quan đến các mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Ví dụ: Quy trình xử lý đơn hàng là một process, với mục tiêu chuyển đơn hàng từ khách hàng đến tay người nhận một cách chính xác và nhanh chóng.

Workflow - Luồng công việc cụ thể

Workflow là tập hợp các bước chi tiết bên trong một process, mô tả cách thức thực hiện một nhiệm vụ hoặc giai đoạn cụ thể. Workflow tập trung vào cách thực hiện, ai thực hiện và khi nào thực hiện. Nó thường mang tính kỹ thuật, phục vụ cho việc triển khai, theo dõi và tự động hóa.

Ví dụ: Trong process "Xử lý đơn hàng", có thể bao gồm ba workflow riêng biệt:

• Workflow 1: Xác nhận đơn hàng - Kiểm tra tồn kho, xác nhận thông tin khách hàng.
• Workflow 2: Đóng gói hàng - In hóa đơn, đóng gói theo tiêu chuẩn.
• Workflow 3: Vận chuyển hàng - Bàn giao cho đơn vị vận chuyển, cập nhật trạng thái đơn hàng.

Các phần mềm Workflow tốt nhất hiện nay

Dưới đây là tổng hợp một số phần mềm Workflow phổ biến, được đánh giá cao nhờ khả năng trực quan hóa, chia sẻ và tối ưu luồng công việc hiệu quả:

• Canva: Công cụ hỗ trợ tạo sơ đồ Workflow chuyên nghiệp với các mẫu có sẵn, dễ tùy chỉnh. Giao diện thân thiện, thao tác kéo thả giúp người dùng nhanh chóng thiết kế luồng công việc rõ ràng, đẹp mắt mà không đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu.
• ClickUp: Tích hợp mạnh mẽ giữa quản lý dự án và thiết kế luồng công việc. Phần mềm này giúp nhóm làm việc có cái nhìn toàn diện về tiến độ, trách nhiệm và thứ tự công việc cần thực thi.
• Miro: Nền tảng cộng tác trực quan, cho phép đội nhóm cùng vẽ, chỉnh sửa và chia sẻ workflow diagram theo thời gian thực. Miro sở hữu kho mẫu đa dạng và khả năng tùy biến linh hoạt, phù hợp với cả quy trình phức tạp lẫn đơn giản.
• Lucidchart: Nổi bật với khả năng tạo sơ đồ workflow chi tiết, hỗ trợ phân nhánh logic và biểu diễn luồng dữ liệu rõ ràng. Đây là công cụ lý tưởng cho các doanh nghiệp cần trực quan hóa quy trình nghiệp vụ hoặc kỹ thuật.
• Draw.io: Công cụ hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ vẽ sơ đồ luồng công việc nhanh chóng với thao tác kéo thả, không cần đăng ký tài khoản. Người dùng có thể lưu sơ đồ về máy hoặc tích hợp với Google Drive để dễ dàng chia sẻ.

Tạm kết:

Thông qua những giải đáp trên đây, VNPT AI đã giúp bạn hiểu hơn về khái niệm workflow là gì cũng như cách để xây dựng và triển khai luồng công việc hiệu quả. Ứng dụng workflow hợp lý là cách làm thông minh giúp doanh nghiệp/tổ chức rút ngắn quá trình xử lý các tác vụ, tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực và vật lực trong các hoạt động vận hành, sản xuất.