E-signature là gì? Cách tạo e-signature đơn giản

Với sự phát triển của công nghệ số, e-signature đã trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính pháp lý trong môi trường kỹ thuật số. Theo báo cáo của MarketsandMarkets, thị trường e-signature toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) khoảng 38,5% từ năm 2024 đến 2030, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ và tiềm năng rộng lớn của công nghệ này trong tương lai. Vậy e-signature là gì và nó hoạt động như thế nào? Hãy cùng VNPT AI tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

E-signature là gì?

E-signature, hay còn gọi là chữ ký điện tử, là một dạng biểu tượng số như hình ảnh chữ ký, bản scan chữ ký tay, ký hiệu đặc biệt,... được đính kèm vào tài liệu số để xác nhận sự đồng ý của người ký đối với nội dung trong văn bản. Khác với chữ ký truyền thống yêu cầu in tài liệu ra giấy và ký tay, e-signature cho phép các doanh nghiệp và cá nhân hoàn tất quy trình ký kết hoàn toàn trực tuyến. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, mà còn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số và làm việc từ xa ngày càng phổ biến hiện nay.

Về mặt pháp lý, e-signature vẫn có giá trị tương đương chữ ký tay nếu thể hiện rõ ý chí chấp thuận của người ký đối với nội dung của tài liệu. Miễn là hành động ký được thực hiện một cách minh bạch, có thể xác minh danh tính người ký, và không bị cưỡng ép, thì tài liệu sử dụng e-signature vẫn được công nhận hiệu lực như hợp đồng truyền thống.

>>> Tìm hiểu thêm: eKYC là gì? Quy trình và ứng dụng của công nghệ định danh điện tử

Sự khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số

Hiện nay, chữ ký điện tử (e-signature) hay bị nhầm lẫn với chữ ký số. Vậy làm thế nào để phân biệt hai loại chữ ký này?

E-signature được pháp luật quy định như thế nào?

E-signature có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023. Cụ thể, e-signature chuyên dùng phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

• Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chuyên dùng chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
• Hiệu lực của chữ ký điện tử chuyên dùng có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký điện tử

Việc sử dụng e-signature mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức, cụ thể:

• Xử lý vấn đề nhanh chóng và tiện lợi: Nhờ chữ ký điện tử, các thủ tục được xử lý nhanh hơn vì không cần người ký phải đến trực tiếp hay gửi giấy tờ qua bưu điện. Mọi bước ký và gửi tài liệu đều có thể thực hiện online, giúp tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Điều dễ nhận thấy nhất là tiết kiệm được chi phí đi lại và giấy tờ văn phòng phẩm. Ngoài ra, nhờ quy trình nhanh hơn và tự động hóa, doanh nghiệp còn tiết kiệm được cả chi phí nhân sự.
• Đảm bảo tính pháp lý: E-signature được chứng thực có độ bảo mật cao hơn chữ ký tay truyền thống. Điều này giúp ngăn ngừa việc giả mạo chữ ký và tăng tính bảo mật của tài liệu sau khi ký.
• Thân thiện với môi trường: Việc sử dụng e-signature giúp giảm đáng kể lượng giấy và mực in tiêu thụ trong các quy trình làm việc, từ đó hạn chế rác thải và tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên. Điều này không chỉ góp phần bảo vệ môi trường mà còn hỗ trợ phát triển mô hình làm việc không giấy (paperless), hướng tới sự bền vững và hiện đại trong kinh doanh và quản lý.

Các loại E-signature phổ biến

Các loại e-signature phổ biến hiện nay bao gồm:

Chữ ký hình ảnh (Image Signature)

Chữ ký hình ảnh (Image signature) là một loại e-signature được tạo ra bằng cách chụp lại hoặc vẽ trực tiếp chữ ký tay trên thiết bị di động như điện thoại hoặc máy tính bảng. Hình ảnh này được lưu dưới dạng file ảnh trên thiết bị và khi cần ký tài liệu, người dùng chỉ việc chèn hình ảnh chữ ký đã lưu vào văn bản. Cách làm này giúp việc ký kết tài liệu trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn mà không cần phải in ấn hay ký tay trực tiếp trên giấy.

Chữ ký Scan (Scanned signature)

Chữ ký quét (Scanned signature) là chữ ký tay được số hóa dưới dạng ảnh bằng cách quét hoặc chụp lại. Người dùng lưu file chữ ký trên thiết bị và có thể chèn vào văn bản điện tử thay vì ký trực tiếp, giúp thao tác nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Hướng dẫn cách tạo e-signature đơn giản

Có rất nhiều cách để tạo e-signature cho doanh nghiệp: 

1. Tạo chữ ký điện tử trên Word

Để tạo e-signature trên Word, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở tài liệu Word và đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn chữ ký.
• Bước 2: Vào tab Insert trên thanh công cụ, chọn Signature Line.
• Bước 3: Trong cửa sổ Signature Setup, điền các thông tin cần thiết như tên người ký, chức vụ và email.
• Bước 4: Nhấp đúp vào khung chữ ký hoặc nhấn chuột phải → chọn Sign để mở cửa sổ Sign. Trong hộp thoại Sign, click Select Image hoặc biểu tượng ảnh: 

                       - Duyệt đến file ảnh chữ ký (PNG, JPG), chọn ảnh (ưu tiên định dạng PNG trong suốt).

                       - Nhấn Select, sau đó nhấn Sign để chèn ảnh chữ ký vào khung

• Bước 5: Đánh dấu chọn Show sign date in signature line nếu muốn hiển thị ngày ký, rồi nhấn OK để hoàn thành.

2. Tạo chữ ký điện tử trên Excel

Cách tạo e-signature trên Excel gồm các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel và vào tab Insert trên thanh công cụ.
• Bước 2: Chọn Signature Line, sau đó click vào Microsoft Office Signature Line.
• Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết như tên người ký, chức vụ và địa chỉ email trong cửa sổ Signature Setup.
• Bước 4: Nhấp đôi lên khung chữ ký hoặc chuột phải chọn Sign. Hộp thoại Sign xuất hiện. Bạn có thể:

              - Gõ tên bên cạnh dấu “X”

              - Ký bằng bút cảm ứng (nếu dùng thiết bị hỗ trợ)

              - Hoặc tải ảnh chữ ký lên bằng cách nhấp Select Image → chọn file hình ảnh chữ ký → nhấn Sign.

• Bước 5: Nhấn OK để tạo và lưu chữ ký điện tử trên Excel.

3. Tạo chữ ký trên file PDF

• Bước 1: Mở file PDF bằng phần mềm Foxit Reader, vào tab Home, chọn Fill & Sign, rồi nhấn Create Signature.
• Bước 2: Chọn một trong các phương thức tạo chữ ký sau:

                       - Draw Signature: vẽ chữ ký bằng chuột.

                       - Import File: chèn chữ ký từ hình ảnh đã lưu.

                       - Paste from Clipboard: dán chữ ký từ bộ nhớ tạm.

                       - Type Signature: gõ chữ ký dưới dạng văn bản.

                       - Online Signature: tạo chữ ký trực tuyến.

• Bước 3: Trở lại mục Fill & Sign, chọn chữ ký vừa tạo và đặt vào vị trí cần ký trên tài liệu.

Ngoài 3 cách phổ biến trên, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí như Smallpdf, CocoSign, Chuky,... để tạo chữ ký điện tử.

>>> Đọc thêm: OCR (Optical Character Recognition) là gì?

Tạm kết

Bài viết trên của VNPT AI đã cung cấp những thông tin về e signature là gì và cách sử dụng loại chữ ký này. E-signature mang lại nhiều lợi ích vượt trội như tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo an toàn pháp lý và thân thiện với môi trường. Với nhiều phương thức tạo chữ ký đa dạng từ hình ảnh, chữ ký số đến các công cụ trực tuyến miễn phí, việc áp dụng e-signature ngày càng trở nên dễ dàng và tiện lợi cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Việc hiểu rõ cách tạo và sử dụng e-signature sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận xu hướng làm việc hiện đại, nâng cao hiệu quả trong các giao dịch và thủ tục hành chính.