Ứng dụng AI trong kế toán: Lợi ích và thách thức

Ứng dụng AI trong kế toán đang từng bước thay đổi cách thức quản lý tài chính của các doanh nghiệp, hỗ trợ đẩy mạnh hiệu suất xử lý, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán, lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, để có thể tận dụng hiệu quả những ưu điểm của công nghệ này, doanh nghiệp cũng cần chủ động xây dựng chiến lược phù hợp nhằm vượt qua các rào cản về chi phí, hạ tầng và nguồn nhân lực. Vậy đâu là những lợi ích và thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt khi áp dụng AI trong kế toán? Hãy cùng VNPT AI phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây!

Vì sao nên ứng dụng AI cho ngành kế toán?

Ứng dụng AI trong kế toán giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại như nhập liệu, đối chiếu số liệu, xử lý hóa đơn, từ đó rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót. Nhờ các kỹ thuật hiện đại như học máy (ML - Machine Learning), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP - Natural Language Processing), Nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition - OCR), AI có thể phân tích dữ liệu tài chính khổng lồ, đưa ra dự báo chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch nhanh và hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, tác động của AI đến kế toán còn được mở rộng trong việc kiểm soát dòng tiền, phát hiện gian lận, hoạt động tham ô, rửa tiền,...nhờ vậy giúp phát hiện sớm và ngăn ngừa rủi ro trong lĩnh vực đầu tư, kinh doanh.

Lợi ích của ứng dụng AI trong kế toán

Áp dụng AI trong kế toán đem đến nhiều lợi ích thiết thực cho các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân liên quan. Cụ thể, công nghệ này mang đến những lợi ích như sau:

• Tối ưu hiệu suất & năng suất làm việc: Ứng dụng AI vào kế toán giúp tự động hóa các tác vụ mang tính lặp lại như nhập liệu, đối chiếu hóa đơn, tổng hợp và lập báo cáo định kỳ,... Nhờ đó, đội ngũ kế toán có thể tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp, mang tính chuyên biệt hơn như phân tích, dự đoán các xu hướng và tương tác với khách hàng,...
• Nâng cao độ chính xác, giảm thiểu sai sót của quy trình thủ công: Công nghệ AI trong kế toán sử dụng các thuật toán nâng cao như: học máy (machine learning) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Nhờ đó, giúp giảm tối đa các sai sót do con người gây ra, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về mặt pháp lý.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Việc ứng dụng AI để tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan như: tiền thuê nhân sự, xử lý lỗi phát sinh và phụ cấp tăng ca,..... 
• Phân tích dữ liệu chuyên sâu và dự báo chiến lược: Nhờ khả năng xử lý nguồn dữ liệu lớn (big data), việc ứng dụng AI trong lĩnh vực kế toán có khả năng phát hiện sớm xu hướng tài chính, dự báo chính xác doanh thu và chi phí. Đây chính là cơ sở giúp nhà quản lý xây dựng các chiến lược kinh doanh toàn diện, phân bổ dòng tiền và nguồn nhân lực một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ quản lý rủi ro: Áp dụng AI trong kế toán cho phép phát hiện giao dịch bất thường, phân tích hành vi gian lận thông qua các thuật toán học máy (machine learning) và học sâu (deep learning). Đồng thời, AI còn có khả năng đưa ra cảnh báo sớm các rủi ro tiềm tàng, nhờ vậy nhà quản lý có thể chủ động kiểm soát rủi ro và bảo vệ hiệu quả tài sản doanh nghiệp. 

4 Ứng dụng nổi bật của AI trong kế toán

AI đang mở ra những hướng tiếp cận mới trong lĩnh vực kế toán, giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh chóng, chính xác và bảo mật hơn. Dưới đây là 4 ứng dụng nổi bật của AI trong kế toán doanh nghiệp hiện nay:

Tự động hóa nhập liệu và xử lý hóa đơn, chứng từ

Ứng dụng AI trong kế toán cho phép nhận dạng và trích xuất các thông tin quan trọng từ hóa đơn, chứng từ thông qua các công nghệ tiên tiến như OCR và NLP, hỗ trợ tự động hóa quá trình nhập liệu, đảm bảo tốc độ nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu sai sót.

Ví dụ: Truewind (một công ty chuyên cung cấp giải pháp kế toán và tài chính) đã sử dụng AI để phân loại các giao dịch và nhập liệu kế toán tự động, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và rút ngắn đáng kể thời gian thực hiện các tác vụ.

Phân tích dữ liệu, báo cáo tài chính

Công nghệ AI trong kế toán giúp phân tích dữ liệu lớn theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định chiến lược nhanh và chính xác hơn. Dựa trên dữ liệu lịch sử, AI còn phát hiện các xu hướng tài chính và bất thường trong dòng tiền, từ đó đưa ra cảnh báo sớm và đề xuất điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ: Nền tảng kế toán và tài chính được hỗ trợ bởi AI - Docyt đã thay đổi cách thức truyền thống của ngành tài chính. Thay vì chờ báo cáo cuối tháng như trước đây, nền tảng này cho phép các doanh nghiệp theo dõi dòng tiền và hiệu suất tài chính mọi lúc, mọi nơi, ngay trong thời gian thực.

Phát hiện gian lận tài chính

AI trong kế toán cho phép phát hiện sớm các giao dịch bất thường và hành vi có dấu hiệu gian lận nhờ vào khả năng học máy và phân tích dữ liệu chuyên sâu. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch phòng ngừa, giảm thiểu tối đa thiệt hại.

Ví dụ: Amazon Fraud Detector là một dịch vụ do Amazon Web Services cung cấp sử dụng AI để nhận diện gian lận theo thời gian thực. Công cụ hỗ trợ giám sát, phát hiện và ngăn chặn các giao dịch đáng ngờ trước khi chúng xảy ra, góp phần giảm thiểu rủi ro tài chính cho các tổ chức thương mại điện tử.

Tối ưu quy trình kiểm toán

Tính ứng dụng của AI trong kế toán còn thể hiện thông qua khả năng tự động kiểm tra, đối soát số liệu. Đây là tiện ích nổi bật của công nghệ AI, hỗ trợ rất lớn cho các kiểm toán viên, giúp rút ngắn thời gian làm việc và nâng cao độ chính xác trong hoạt động kiểm toán.

Ví dụ: Phần mềm kiểm toán dựa trên đám mây (cloud-based) AuditFile được thiết kế để giúp các công ty CPA và đội ngũ kiểm toán nội bộ thực hiện các cuộc kiểm toán, đánh giá rủi ro và tổng hợp báo cáo hiệu quả hơn.

>>> Đọc thêm: Ứng dụng AI trong ngân hàng

Thách thức khi triển khai AI trong kế toán

Dù AI mang lại lợi ích rõ rệt trong lĩnh vực kế toán, song quá trình triển khai công nghệ này tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều rào cản. Dưới đây là các thách thức thường gặp:

Chi phí vận hành và đầu tư ban đầu cao

Việc áp dụng AI trong kế toán đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn vào hạ tầng công nghệ (bộ vi xử lý đồ họa GPU), phần mềm và nhân lực vận hành, trong khi hiệu quả chưa thể đánh giá ngay từ sớm.

Giải pháp đề xuất: Doanh nghiệp nên bắt đầu với các ứng dụng AI quy mô nhỏ và triển khai theo từng giai đoạn. Với các tác vụ nhẹ, có thể dùng CPU (Central Processing Unit) hoặc FPGA (Field-Programmable Gate Array) thay vì GPU (Graphics Processing Unit) để tiết kiệm chi phí. Đồng thời, ưu tiên sử dụng công cụ AI mã nguồn mở nhằm giảm thiểu chi phí triển khai ban đầu.

Chất lượng và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Công nghệ AI trong kế toán chỉ hoạt động hiệu quả khi dữ liệu đầu vào đủ lớn, chính xác và được xây dựng theo cấu trúc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay dữ liệu kế toán vẫn được lưu trữ rời rạc, thiếu nhất quán hoặc nhập liệu thủ công sai định dạng, gây khó khăn cho việc triển khai AI.

Giải pháp đề xuất: Chuẩn hóa quy trình kế toán số, áp dụng công nghệ OCR để chuyển đổi chứng từ giấy sang dữ liệu số, đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng kế toán.

Vấn đề bảo mật dữ liệu

Ứng dụng AI trong kế toán tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu tài chính nhạy cảm nếu không có hệ thống bảo mật đạt chuẩn, nhất là với yêu cầu lưu trữ cục bộ theo Nghị định 53/2022/NĐ-CP.

Giải pháp đề xuất: Ưu tiên các phần mềm có mã hóa dữ liệu và phân quyền truy cập. Sử dụng nền tảng điện toán đám mây có chứng nhận bảo mật, đáp ứng các quy định theo luật tại Việt Nam.

Thiếu hụt nhân sự có chuyên môn về AI

Việc áp dụng các công nghệ mới như AI vào lĩnh vực kế toán tại Việt Nam đang gặp phải một số thách thức đáng chú ý, chủ yếu đến từ hai khía cạnh: nguồn nhân lực và văn hóa làm việc. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ kế toán chuyên môn cao, sẵn sàng học hỏi và có khả năng vận hành các công cụ AI phức tạp.

Giải pháp đề xuất: Đào tạo nội bộ hoặc liên kết với các đơn vị cung cấp phần mềm để chuyển giao công nghệ, kết hợp tổ chức các khóa học cơ bản về AI trong nghiệp vụ kế toán cho nhân sự.

Khó khăn trong việc tích hợp AI vào hệ thống kế toán hiện có

Tại nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, hệ thống kế toán hiện hành thường đã cũ, thiếu tính linh hoạt và không đủ khả năng kết nối API hoặc tích hợp với các nền tảng AI hiện đại. Điều này khiến việc triển khai công nghệ mới gặp nhiều cản trở về kỹ thuật và chi phí nâng cấp.

Giải pháp đề xuất: Tìm kiếm các phần mềm kế toán tích hợp sẵn tính năng AI hoặc chuyển đổi dần sang các nền tảng kế toán số hiện đại (ví dụ: MISA, Fast...) có khả năng mở rộng và kết nối API linh hoạt.

>>> Xem thêm: Ứng dụng AI trong Y tế

Tạm kết

Ứng dụng AI trong kế toán đang mở ra một kỷ nguyên mới cho ngành tài chính - kế toán, không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý dữ liệu mà còn nâng cao độ chính xác, khả năng phân tích và kiểm soát rủi ro tài chính. Tuy nhiên, để khai thác tối đa lợi ích của AI trong kế toán, các doanh nghiệp cần nhận diện rõ thách thức nội tại như chi phí, hạ tầng công nghệ, nhân sự và bảo mật dữ liệu. Chỉ khi có chiến lược triển khai bài bản, linh hoạt và phù hợp với thực tiễn, việc áp dụng AI trong kế toán mới thực sự mang lại hiệu quả bền vững.