Số hóa tài liệu là gì? 5 bước đơn giản để triển khai số hóa thành công

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc chuyển đổi từ các tài liệu truyền thống sang hình thức điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến. Số hóa tài liệu là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và chia sẻ thông tin. Vậy số hóa tài liệu là gì và tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hiện đại? Hãy cùng VNPT AI tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu truyền thống từ dạng vật lý như giấy tờ, hồ sơ, văn bản cứng và hình ảnh thành các tệp có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng dễ dàng trên máy tính. Mục đích của số hóa tài liệu không chỉ giúp lưu trữ thông tin một cách khoa học mà còn tăng cường khả năng tìm kiếm, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu. 

Bằng cách số hóa, doanh nghiệp và tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Đây là một bước quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho hoạt động vận hành trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ.

Lợi ích của việc số hóa tài liệu

Trong môi trường làm việc hiện đại, số hóa tài liệu không chỉ là xu hướng tất yếu mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Quá trình này mang lại nhiều giá trị thiết thực, từ việc tối ưu hóa quy trình vận hành đến nâng cao hiệu quả quản lý thông tin. Dưới đây là những lợi ích của số hóa tài liệu:

Bảo mật tài liệu chặt chẽ hơn 

Tài liệu số hóa giúp tăng cường bảo mật nhờ vào các công nghệ mã hóa hiện đại và hệ thống phân quyền truy cập rõ ràng. Thay vì lưu trữ tài liệu dưới dạng giấy dễ bị thất lạc hoặc rò rỉ, tài liệu số hóa có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, xác thực hai yếu tố và có các cơ chế giám sát đăng nhập. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu nguy cơ mất thông tin quan trọng và ngăn chặn các phiên truy cập trái phép, đảm bảo dữ liệu luôn an toàn và được bảo vệ chặt chẽ. 

Dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu  

Việc tìm kiếm và truy cập thông tin từ tài liệu số hóa trở nên cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi. Thay vì mất thời gian lục tìm trong những tủ hồ sơ lớn, người dùng chỉ cần vài cú click trên máy tính hoặc thiết bị di động là có thể tra cứu dữ liệu ngay lập tức. 

Hơn nữa, tài liệu số hóa không chịu tác động của các yếu tố vật lý như ẩm mốc hay hỏa hoạn nên việc lưu trữ thông tin sẽ trở nên an toàn hơn. Khả năng sao lưu và phục hồi nhanh chóng cũng đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng khi cần, từ đó giảm thiểu nguy cơ mất mát.

Tiết kiệm chi phí 

Số hóa tài liệu là giải pháp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Việc hạn chế in ấn, giảm không gian lưu trữ và tối ưu hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp cắt giảm các khoản chi phí vận hành liên quan đến tài liệu giấy. 

Ngoài ra, việc bảo trì và quản lý tài liệu số hóa ít tốn kém hơn nhiều so với việc duy trì các tủ hồ sơ lớn hoặc thuê kho lưu trữ các tài liệu giấy tờ quan trọng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn nâng cao hiệu suất làm việc.

Thân thiện với môi trường

Số hóa tài liệu mang lại không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp và dễ quản lý hơn. Thay vì phải sắp xếp và lưu trữ số lượng lớn giấy tờ trong các tủ hồ sơ cồng kềnh, toàn bộ tài liệu được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số và lưu trữ trên phần mềm hoặc ứng dụng đám mây. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm diện tích văn phòng mà còn giảm đáng kể lượng giấy và các vật liệu liên quan, từ đó hạn chế rác thải và giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường. 

Nhờ số hóa, doanh nghiệp có thể hướng tới một môi trường làm việc hiện đại, xanh và bền vững hơn, đồng thời thể hiện trách nhiệm xã hội và cam kết với các mục tiêu phát triển bền vững.

Tăng năng suất làm việc 

Trước đây, việc tìm kiếm và yêu cầu hồ sơ thường là một quy trình tốn nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, khi tài liệu được số hóa, mọi thông tin được sắp xếp và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép tìm kiếm dễ dàng chỉ trong vài giây. Nhờ đó, thời gian xử lý được rút ngắn đáng kể. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu suất, giảm áp lực cho nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hiện đại hơn.

Các phương pháp số hóa tài liệu

Dựa trên các yêu cầu và loại tài liệu, doanh nghiệp có thể chọn các phương pháp số hóa tài liệu phù hợp khác nhau. Dưới đây là các phương pháp số hóa tài liệu phổ biến thường gặp nhất: 

Optical Character Recognition (OCR)

OCR là một trong những cách số hóa tài liệu được sử dụng nhiều nhất. Đây là công nghệ nhận diện ký tự quang học, giúp chuyển đổi các hình ảnh chứa văn bản (như ảnh chụp tài liệu giấy hoặc tài liệu quét) thành văn bản số có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và xử lý bằng các phần mềm văn phòng. Công nghệ OCR sử dụng các thuật toán nhận diện hình ảnh và phân tích cấu trúc văn bản để xác định từng ký tự, từ đó tạo ra một bản sao số hóa của văn bản gốc.

Ưu điểm của phương pháp OCR:

• Không chỉ quét hình ảnh mà còn số hóa văn bản thành dạng có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được.
• Có thể nhận diện cả văn bản in và chữ viết tay (tùy vào phần mềm).
• Có thể xử lý các tài liệu phức tạp với nhiều loại ký tự khác nhau (chữ cái, số, ký hiệu), bảng biểu, hoặc thậm chí đồ họa.

Intelligent Character Recognition (ICR)

Nhận dạng ký tự thông minh (ICR) là công nghệ tiên tiến giúp máy tính nhận diện và chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản mà hệ thống có thể đọc và xử lý được. Sử dụng các thuật toán máy học và trí tuệ nhân tạo (AI), ICR diễn giải dữ liệu một cách thông minh, phân tích từng nét chữ và tương quan giữa các ký tự để xác định chính xác văn bản cần nhận diện. Giải pháp số hóa tài liệu này có thể nhận diện chữ viết tay của nhiều người khác nhau, bất kể phong cách hoặc kích thước chữ khác nhau.

Ưu điểm của phương pháp ICR: 

• Có khả năng nhận diện và chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản số, điều mà các phương pháp số hóa khác như OCR (chỉ nhận diện chữ in) không thể làm được.
• Giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi so với các phương pháp như nhập liệu trực tiếp hoặc OCR khi xử lý tài liệu viết tay.
• Với việc áp dụng Máy học và AI, ICR có khả năng học và tự cải thiện độ chính xác khi gặp các mẫu chữ viết tay mới

Optical Mark Recognition (OMR)

Nhận dạng dấu quang học (OMR) là một công nghệ nhận dạng phổ biến và được sử dụng rộng rãi để thu thập và số hóa dữ liệu từ các tài liệu có các câu hỏi dạng “điền vào ô trống”. Công nghệ số hóa tài liệu này đặc biệt hiệu quả trong các bài kiểm tra trắc nghiệm, khảo sát, lá phiếu, đánh giá và nhiều loại biểu mẫu khác. OMR hoạt động bằng cách quét các dấu tô đen trong các ô được thiết kế sẵn trên giấy, mỗi ô được liên kết với một câu trả lời hoặc lựa chọn tương ứng. 

Ưu điểm của phương pháp OMR: 

• Xử lý hàng loạt biểu mẫu trong thời gian ngắn, tiết kiệm thời gian so với nhập liệu thủ công.
• Nhận diện chính xác dấu tô đen, giảm sai sót trong dữ liệu.
• Biểu mẫu đơn giản, dễ tạo và điền, không phức tạp như OCR hoặc ICR.

Intelligent Word Recognition (IWR)

Nhận dạng từ thông minh (IWR) là một công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực nhận dạng ký tự, đặc biệt được thiết kế để nhận diện và chuyển đổi các từ, cụm từ hoặc văn bản từ tài liệu vào dạng số mà hệ thống có thể xử lý. IWR sử dụng các thuật toán trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học để phân tích và hiểu các từ trong tài liệu, không chỉ đơn giản là nhận diện các ký tự riêng lẻ mà còn hiểu ngữ cảnh và các mối quan hệ giữa các từ trong văn bản.

Ưu điểm của phương pháp IWR:

• Hiệu quả trong việc xử lý văn bản có ngữ nghĩa và cấu trúc phức tạp.
• IWR hỗ trợ trong các công cụ dịch tự động và các hệ thống xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
• Sử dụng AI để cải thiện khả năng nhận diện từ qua thời gian.

>>> Xem thêm: Xử lý ngôn ngữ tự nhiên là gì? Khám phá 5 ứng dụng của NLP trong đời sống

Quy trình số hóa tài liệu

Với mục tiêu giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng và triển khai hiệu quả, VNPT AI xin chia sẻ các bước số hóa tài liệu cơ bản. Quy trình dưới đây sẽ cung cấp một lộ trình rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi và tối ưu hóa cách thức lưu trữ, quản lý dữ liệu trong thời đại số: 

Xác định mục tiêu, nhu cầu số hóa tài liệu

Trước khi bắt đầu quá trình số hóa tài liệu, bạn cần phân tích các tài liệu vật lý, xác định loại tài liệu, tầm quan trọng của chúng và ưu tiên theo nhu cầu và tần suất sử dụng. Việc này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho quá trình số hóa. 

Tiếp theo, bạn nên sắp xếp tài liệu theo thứ tự, loại bỏ các kẹp giấy, ghim bấm và các vật dụng không cần thiết có thể gây cản trở quá trình quét. Ngoài ra, cần đảm bảo các tài liệu ở trong tình trạng tốt để đảm bảo kết quả tối ưu trong quá trình số hóa. 

Chuẩn bị tài liệu cần số hóa

Quy trình chuẩn bị tài liệu gồm các thao tác sau:

• Lựa chọn máy quét phù hợp: Chọn máy quét phù hợp với khối lượng tài liệu. Máy quét phẳng cho khối lượng nhỏ, trong khi máy quét nạp giấy tự động thích hợp cho khối lượng lớn.
• Cài đặt máy quét: Điều chỉnh máy quét theo loại tài liệu, xác định độ phân giải và chọn định dạng đầu ra phù hợp (PDF, JPEG, v.v.).
• Tổ chức khu vực quét: Giữ khu vực quét gọn gàng và đủ ánh sáng để đảm bảo chất lượng quét rõ ràng.
• Vị trí tài liệu: Đảm bảo tài liệu được căn chỉnh và đặt phẳng, không chồng lên nhau để tránh gặp sự cố khi quét.
• Kiểm tra quét ban đầu: Thực hiện quét thử để kiểm tra chất lượng và điều chỉnh cài đặt trước khi quét hàng loạt.

Tiến hành quét tài liệu giấy

Khi tiến hành quét tài liệu giấy, bạn sẽ sử dụng máy quét (scanner) hoặc các công nghệ quét chuyên dụng để chuyển đổi tài liệu vật lý thành định dạng số. 

• Lựa chọn thiết bị quét phù hợp: Nếu bạn quét tài liệu cá nhân hoặc tài liệu có kích thước nhỏ, máy quét phẳng có thể là lựa chọn phù hợp. Đối với khối lượng tài liệu lớn hoặc tài liệu có kích thước lớn, bạn có thể sử dụng máy quét nạp giấy tự động (ADF) hoặc máy quét chuyên dụng có khả năng quét liên tục.
• Điều chỉnh cài đặt quét: Trước khi bắt đầu quét, cần điều chỉnh các thông số quét như độ phân giải, độ sáng và màu sắc để đạt chất lượng quét tối ưu
• Chọn định dạng đầu ra: Tùy thuộc vào mục đích sử dụng và yêu cầu lưu trữ để chọn định dạng đầu ra phù hợp
• Bắt đầu quét: Sau khi cài đặt máy quét, bắt đầu quét tài liệu một cách cẩn thận. 

Kiểm tra tài liệu đã số hóa

Sau khi quét, bạn cần kiểm tra lại tài liệu số hóa để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Cụ thể, hãy kiểm tra các lỗi quét, tình trạng tài liệu bị thiếu hoặc không rõ ràng, và thực hiện các sửa lỗi nếu cần thiết.

Lưu trữ và quản lý dữ liệu số hóa

Sau khi hoàn thành quá trình số hóa, tài liệu cần được lưu trữ một cách có tổ chức và dễ dàng truy cập. Bạn có thể lưu trữ tài liệu trên các phần mềm quản lý tài liệu (DMS), hệ thống đám mây hoặc các thiết bị lưu trữ vật lý. Đồng thời, việc quản lý và phân quyền truy cập cũng rất quan trọng để đảm bảo bảo mật và sự riêng tư của tài liệu số hóa.

6 phần mềm số hóa tài liệu phổ biến hiện nay

Trong thời đại chuyển đổi số, việc số hóa tài liệu đã trở thành nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý thông tin. Dưới đây là những phần mềm số hóa tài liệu hàng đầu hiện nay, giúp mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp để chuyển đổi và quản lý tài liệu một cách hiệu quả. Các phần mềm này không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn giảm thiểu chi phí lưu trữ và tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu:

CDP (Laserfiche)

CDP sử dụng Laserfiche, phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu để đơn giản hóa quá trình tạo, chỉnh sửa, quét và tổ chức tài liệu. Với tính năng quét hàng loạt, lập chỉ mục và lưu trữ tự động, Laserfiche giúp các doanh nghiệp, bất kể quy mô để tối ưu hóa việc quản lý tài liệu và cải thiện hiệu quả công việc. Hệ thống tìm kiếm nâng cao và khả năng chia sẻ tài liệu nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian, mang lại giải pháp toàn diện cho việc số hóa tài liệu và quản lý thông tin hiệu quả.

Adobe Scan

Adobe Scan là ứng dụng quét tài liệu miễn phí cho điện thoại di động, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi tài liệu giấy thành PDF chất lượng cao. Với công nghệ OCR tích hợp, ứng dụng có thể nhận dạng và chuyển đổi văn bản từ tài liệu giấy thành văn bản có thể chỉnh sửa. 

Ngoài ra, Adobe Scan còn cho phép chỉnh sửa tài liệu quét, như cắt, xoay và điều chỉnh độ sáng, và lưu trữ tài liệu trực tiếp trên Adobe Document Cloud hoặc các dịch vụ đám mây khác, mang lại giải pháp linh hoạt và hiệu quả cho việc số hóa và chia sẻ tài liệu.

PaperScan

PaperScan là phần mềm quét tài liệu phổ biến dành cho hệ điều hành Windows, cung cấp cả phiên bản miễn phí và trả phí. Phiên bản miễn phí phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân cơ bản, cho phép quét và chỉnh sửa tài liệu đơn giản. Trong khi đó, phiên bản trả phí mang lại nhiều tính năng nâng cao, bao gồm hỗ trợ nhiều định dạng đầu ra và tích hợp công nghệ OCR.

Tuy nhiên, một số người dùng nhận xét rằng giao diện của PaperScan có phần cồng kềnh và lỗi thời, đồng thời phần mềm này không thể truy cập từ mọi thiết bị, điều này hạn chế sự linh hoạt khi cần quét tài liệu từ các thiết bị khác ngoài máy tính Windows.

Abbyy FineReader

Abbyy FineReader là một trong những phần mềm quét tài liệu tinh vi nhất hiện nay, được đánh giá cao trong việc số hóa các tài liệu phức tạp nhờ vào khả năng nhận dạng và chuyển đổi văn bản chính xác. Phần mềm này nổi bật với công nghệ OCR tiên tiến, giúp quét và nhận diện các loại tài liệu khó như tài liệu có cấu trúc phức tạp hoặc chứa nhiều ký tự đặc biệt. 

Tuy nhiên, mức giá của phần mềm này khá cao. Thêm vào đó, các chức năng nâng cao của nền tảng có thể làm cho việc sử dụng trở nên khó khăn đối với những người mới bắt đầu.

Microsoft Lens

Microsoft Lens là một ứng dụng quét tài liệu miễn phí cho phép người dùng biến thiết bị di động của mình thành máy quét thu nhỏ. Ứng dụng này tích hợp trực tiếp với Microsoft Office và OneDrive, mang đến sự tiện lợi khi lưu trữ và chia sẻ tài liệu lên các nền tảng quen thuộc. 

Khả năng tương thích với các công cụ làm việc phổ biến như vậy cũng là một lợi thế lớn, đặc con biệt trong những tình huống cần quét tài liệu nhanh. Tuy nhiên, dù hỗ trợ nhận dạng ký tự quang học (OCR), tính năng này của Microsoft Lens không mạnh mẽ bằng các đối thủ, và ứng dụng cũng thiếu nhiều tính năng nâng cao có sẵn trong các phần mềm quét tài liệu khác.

VNPT SmartReader

VNPT SmartReader là giải pháp công nghệ vượt trội được phát triển bởi VNPT AI, một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo tại Việt Nam. Giải pháp này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các cơ quan và doanh nghiệp số hóa tài liệu nhanh chóng, tối ưu hóa quy trình làm việc và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Phần mềm sử dụng công nghệ AI kết hợp OCR hiện đại, mang lại khả năng nhận diện và bóc tách thông tin chính xác đến 99,9%, ngay cả với các tài liệu phức tạp như văn bản có bảng biểu, nhiều trang hoặc nền họa tiết hoa văn. Với tính năng vượt trội như tốc độ xử lý nhanh gấp 60 lần so với phương pháp thủ công, dễ dàng cấu hình và tích hợp linh hoạt qua API hoặc SDK, cùng độ tin cậy cao nhờ công nghệ AI và tính năng cảnh báo thông minh, VNPT SmartReader không chỉ tối ưu hóa hiệu suất mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Giải pháp này đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như y tế (bệnh án, hóa đơn), ngân hàng (CCCD, hợp đồng tín dụng), bảo hiểm (giấy chứng nhận bảo hiểm, hồ sơ bồi thường) và giáo dục (học bạ, bảng điểm). Với VNPT SmartReader, doanh nghiệp không chỉ giải quyết hiệu quả bài toán số hóa mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc tự động hóa và vận hành thông minh trong thời đại công nghệ số.

Xu hướng của số hóa tài liệu trong tương lai

Trong tương lai, xu hướng số hóa tài liệu sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ với sự gia tăng của các công nghệ tiên tiến và nhu cầu về hiệu quả công việc cao hơn. Cụ thể:

• Sự trỗi dậy của trí tuệ nhân tạo (AI): AI sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quy trình số hóa tài liệu, từ việc phân loại và nhận dạng văn bản đến trích xuất thông tin từ tài liệu phức tạp như viết tay hoặc hình ảnh. Nhờ vào công nghệ máy học và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, AI sẽ giúp các hệ thống ngày càng trở nên thông minh hơn, cải thiện hiệu suất và giảm thiểu sự can thiệp thủ công, mang lại hiệu quả tối ưu trong quản lý tài liệu.
• Blockchain cho bảo mật tài liệu: Công nghệ blockchain sẽ cung cấp một lớp bảo mật mạnh mẽ cho tài liệu số hóa nhờ tính năng phi tập trung và không thể thay đổi. Blockchain giúp theo dõi và bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu, đảm bảo rằng chúng không bị thay đổi hoặc làm giả. Đồng thời, các bản ghi lịch sử bất biến sẽ tăng cường tính minh bạch và bảo mật, là giải pháp tối ưu trong việc bảo vệ tài liệu quan trọng.
• Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây: Hệ thống quản lý tài liệu đám mây sẽ giúp lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng và an toàn từ bất kỳ thiết bị nào. Tích hợp với các công cụ làm việc và hợp tác, quản lý dữ liệu đám mây không chỉ cung cấp không gian lưu trữ linh hoạt mà còn đảm bảo sao lưu tự động, và tránh tình trạng mất mát.
• Tích hợp dữ liệu lớn (Big Data): Việc số hóa tài liệu sẽ tạo ra một nguồn dữ liệu lớn, và các công nghệ phân tích dữ liệu sẽ được sử dụng để khai thác giá trị từ các tài liệu đã số hóa, giúp các doanh nghiệp ra quyết định thông minh hơn và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Tạm kết 

Nhìn chung, số hóa tài liệu là một xu hướng không thể thiếu trong bối cảnh phát triển công nghệ hiện nay. Việc thực hiện quá trình số hóa không chỉ giúp bảo vệ và lưu trữ tài liệu lâu dài mà còn tạo ra những cơ hội mới để tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin. Vì vậy, để không bị tụt hậu, các doanh nghiệp cần chủ động trong việc thực hiện số hóa tài liệu, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Hi vọng rằng những nội dung từ VNPT AI sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu và những lợi ích, phương pháp xoay quanh khái niệm này để có thể áp dụng trong thực tế.